Cómo hacer una firma digital

Cómo hacer una firma digital es una duda muy habitual y puede parecer algo abstracto y complejo, pero a partir de ahora va a dejar de serlo.

En este artículo te contaremos cómo hacer una firma electrónica, qué es, si se puede firmar en Word o cuántos tipos de firmas hay. Acompáñanos en este recorrido por un formato que desde ya nos acompaña en nuestro día a día y que ha revolucionado nuestra relación con la burocracia.

Crear una firma digital

La firma electrónica es, técnicamente, un conjunto de datos electrónicos que están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones son:

• En primer lugar, identificar al firmante de manera inequívoca
• En segundo, asegurar la integridad del documento firmado, es decir, que no ha sufrido ninguna alteración.
• Y por último, asegurar el no repudio del documento. Esto quiere decir que los datos de la firma son únicos y exclusivos, así que no puede “repudiar” el documento (negar que lo ha firmado).

Relación del certificado electrónico con la firma electrónica

Para firmar digitalmente un documento es indispensable contar con DNIe o con certificado electrónico.

¿Por qué? Estos archivos contienen unas claves criptográficas que representan los elementos necesarios para firmar. Son aquellos que te identifican inequívocamente como firmante y poseedor de ese certificado o DNI.

Cómo firmar digitalmente un documento

Para firmar digitalmente necesitamos un documento electrónico y un usuario con un certificado digital o DNIe que lo identifique. El documento puede ser un Excel, un pdf, una imagen o un formulario en una web.

Es habitual preguntarse cómo firmar en Word. Es posible hacerlo de la siguiente forma: En el apartado Información de la ventana de Word, busca la sección Permisos, haz clic en Proteger documento. Y una vez que se abre el menú, selecciona Agregar una firma digital. Como ves, no es difícil firmar un documento Word, pero no es el formato más habitual, ya que la mayoría de documentos administrativos se suelen descargar en pdf.

Cómo hacer una firma digital

Dicho esto, el modo habitual es que la aplicación o dispositivo en el que vayamos a firmar realice un resumen del documento. El resumen de un documento que recoge la firma puede llegar a ser de tan solo unas líneas. Este resumen, también llamado «hash», es único y cuenta con la clave privada del emisor, que lo codifica. A raíz de ahí, la aplicación crea otro documento que se traduce en la firma electrónica.

La firma electrónica como tal es el documento electrónico que la aplicación te devuelve firmado.

Por tanto, el proceso de crear una firma digital no trata sobre un archivo que se inserta en el documento a firmar, sino que el documento original es modificado con el archivo que incluye la firma.

En el caso de insertar firma en un Word, el proceso interno es similar, ya que en este caso es el propio Word el que realiza los pasos previamente explicados.

Firma digital online

Realmente, la firma digital se puede hacer de dos formas:

• Descargando una app en tu ordenador, tablet o smartphone: En este caso, no necesitas conexión a internet. Un ejemplo de aplicación es AutoFirma, del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Es importante que sepas que este programa está disponible sólo para macOS, Windows y Linux, no para Android o iOS. Aunque en la página de descarga de Autofirma ofrezca también Clientefirma, en teoría para este tipo de dispositivos, ahí mismo nos indica que se encuentra obsoleta, así que cabe esperar que se ofrezca una alternativa en el futuro para poder firmar documentos en Android o iOS.
• Firmar directamente en internet: Mucho más cómodo, ya que la mayoría de acciones las realizamos online y es más rápido y sencillo no tener que instalar ningún programa. En este caso, para firmar debe descargarse un archivo que funciona en el navegador. Así es como se puede firmar con la plataforma de certificadoelectronico.es.

Cuándo firmar electrónicamente un documento

Puede que te preguntes en qué circunstancias puedes necesitar firmar un documento digitalmente, y la realidad es que cada vez son más. En parte, gracias al avance de los servicios digitales que posibilitan realizar trámites online que antes eran ineludiblemente presenciales. Por otro lado, la situación originada por la pandemia ha acelerado la necesidad de tener que realizar gestiones a distancia, incluyendo la firma de documentos legales, cosa que antes era impensable fuera de la firma de puño y letra.

De hecho, podríamos decir que es incluso más válida y segura que la firma clásica, ya que ésta se encuentra libre de falsificaciones. Tal y como comentábamos antes, la firma electrónica tiene la cualidad de no repudio, de manera que legalmente no se puede negar que has sido tú el firmante.

Ya que la firma está asociada al certificado digital, asegúrate de que nadie más tiene acceso a ella o al navegador en el que lo tienes instalado.

Por otra parte, es interesante enumerar algunos de los documentos que más habitualmente se suelen firmar digitalmente:

• Declaración de la Renta. Desde hace años, se puede presentar de manera telemática, así que es necesario para ello tener a mano tanto tu certificado digital como la herramienta necesaria para firmar.
  Solicitudes en los registros electrónicos administrativos. Puedes tener que presentar multitud de solicitudes en diversas sedes electrónicas de administraciones públicas. Normalmente, esas solicitudes necesitan de firma, y en ese momento te vendrá bien contar con tu forma digital.
• Petición de informe de vida laboral. Si recurres a la Seguridad Social para pedir un informe de vida laboral, puede que necesites firmarlo.
• Recepción de notificaciones electrónicas. A modo de acuse de recibo, necesitarás firmar digitalmente algún documento recibido desde una administración pública.
• Firma de correos electrónicos. Más allá de la típica firma de correo que se puede configurar, también se puede insertar la firma digital en tus emails. La forma de configurarlo depende del servidor de correo, así que lo ideal es que consultes el procedimiento en cada caso.
• Firma de facturas electrónicas. Si recibes o envías una factura, puedes firmarla digitalmente. Estas son las ocasiones en las que más probablemente tengas que insertar la firma digital en Word o en Excel (depende del tipo de archivo en el que esté hecha la factura).

Deseamos con este repaso al mundo de la firma digital hayamos aclarado tus dudas sobre cómo se hace una firma digital, cómo insertar una firma en Word, o cómo se firma digitalmente. Si necesitas tu certificado digital y acceso directo a administraciones públicas, trámites y firma de documentos, cuenta con CertificadoElectronico.es